¿Cómo utilizar las salas de reuniones de Zoom?
Aumentar al máximo la eficiencia del equipo es el objetivo fundamental de todo jefe de grupo, sin embargo, las reuniones grandes a menudo pueden resultar poco productivas porque los miembros del equipo no tienen suficiente tiempo para comunicarse. Por otra parte, durante una reunión no pueden hablar varios participantes al mismo tiempo, por eso es mejor crear un espacio separado en el que los miembros diferentes del equipo puedan hablar sin ser interrumpidos.
La aplicación Zoom brinda una solución perfecta a este problema al permitir que los participantes ingresar a las salas de reuniones en el que pueden discutir determinadas tareas en privado.
Si estás empezando con Zoom, te encuentras en el lugar adecuado. Ya que en este tutorial vamos a mostrarte cómo utilizar las salas de reuniones de Zoom durante las conferencias que organices con esta aplicación.
- Parte 1: ¿Qué es una sala de reuniones en Zoom?
- Parte 2: ¿Cómo crear una sala de reuniones?
- Parte 3: ¿Cómo gestionar las salas de reuniones?
- Parte 4: ¿Cómo grabar las conferencias de las salas de reuniones?
- Parte 5: Solución de problemas en las salas de reunión con zoom
Parte 1: ¿Qué es una sala de reuniones en Zoom?
Una sala de descanso o breakout es una subsala que se puede crear durante una reunión y que permite dividir una sesión en hasta 50 reuniones de descanso. Esta aplicación te permite elegir entre crear estas subsalas y dividir a los participantes de una reunión en grupos más pequeños de forma automática o manual.
Es necesario adquirir el complemento de Grandes Reuniones si se desea crear 50 sesiones de breakout que tengan hasta doscientos participantes. Los participantes en una sesión de breakout tienen un completo control de las opciones de video, audio y pantalla compartida, y además pueden grabar cada sala de breakout de manera local. Si el organizador de la reunión habilita la función de grabación en la nube, Zoom grabará únicamente la sala principal y dará a los participantes la opción de grabar la sala de reuniones por separado.
Parte 2: ¿Cómo crear una sala de reuniones?
1. Habilitar las salas de reuniones (Breakout Rooms) en Zoom
El proceso de creación de una sala de reuniones requiere la instalación del programa de escritorio Zoom y la apertura de una cuenta en dicho programa. Cuando hayas completado estos dos pasos, tendrás que acceder a tu cuenta y elegir la opción Configuración de la cuenta en el menú Gestión de la misma. Busca la función de Sala de reuniones (Breakout Room) que se encuentra en la pestaña "Reuniones" y si la función está deshabilitada, debes hacer clic en ella para activarla.
El anfitrión que desee asignar a los participantes a las salas de reunión de descanso al programar una reunión debe hacer clic en la casilla Permitir a los organizadores asignar a los participantes a las salas de descanso al programar una reunión. Haciendo clic en el icono de bloqueo, la configuración de la sala de reuniones será obligatoria para todos los usuarios de tu cuenta de Zoom.
A parte de utilizar las salas de descanso en las reuniones, puedes habilitarlas en los grupos diferentes que hayas creado. Dirígete al menú de gestión de usuarios, pulsa en la opción de gestión de grupos y elige el grupo en el que quieres habilitar las salas de descanso.
Haz clic en la pestaña de Configuración, desplázate a la pestaña de Reuniones y haz clic en la función de Sala de Reuniones. A continuación, puedes proceder a permitir esta opción de la misma manera que lo harías si estuvieras configurando una reunión regular de Zoom.
Asimismo, Zoom permite a los gestores y a los miembros de la cuenta activar la función de sala de reuniones. Tienes que pulsar la opción de Configuración si estás accediendo a una cuenta de Zoom siendo un miembro de la cuenta o ir a la Gestión de la Cuenta y seleccionar la opción de Configuración de la Cuenta teniendo en cuenta que estás accediendo a una cuenta de Zoom como administrador de la misma.
Posteriormente, solo tendrás que habilitar la opción de sala de reuniones en la pestaña de Reuniones y decidir si quieres asignar previamente a los miembros a determinadas salas al programar una reunión.
Parte 2: ¿Cómo crear una sala de reuniones?
Una vez habilitada la función de sala de reuniones, deberás iniciar una nueva reunión y presionar el icono de sala de reuniones en la barra de herramientas de Zoom. Se te pedirá establecer el número de salas que quieres crear para la reunión y escoger si quieres asignar a los participantes a las salas de reuniones de forma automática o manual.
Selecciona el botón "Crear salas" para finalizar el proceso y proceder a ajustar la configuración de cada sala.
Parte 3: ¿Cómo gestionar las salas de reuniones?
Zoom ofrece diversas opciones que simplifican la gestión de las salas de reuniones, por lo que, luego de crear salas de reuniones para una reunión, debes seleccionar el ícono de Opciones.
Después podrás elegir si quieres trasladar a todos los participantes a las salas de reuniones de forma automática, autorizar a los participantes a volver a la sesión principal en cualquier momento o establecer el plazo de tiempo después del cual se cerrarán todas las salas de reuniones. Opcionalmente, también se puede habilitar una cuenta regresiva después del cierre de una sala de reuniones y especificar su duración.
Selecciona el botón Abrir todas las salas para empezar a distribuir a los participantes en las diferentes salas de reuniones. Después, deberás presionar el botón Asignar que se encuentra al lado de una sala en particular y seleccionar a todos los participantes que desees agregar a esa sala. Ten en cuenta que el botón Asignar se sustituirá por el número de participantes que tiene cada sala en cuanto agregues el primer participante a la misma.
Zoom también te permite mover a los participantes de una sala a otra después de haberlos asignado a una de las salas de reunión que creaste. Podrás ver las opciones de Mover e Intercambiar al lado de los nombres de todos los participantes que hayas agregado a una sala. Selecciona la opción Mover si deseas mover a un participante de una sala a otra o presiona la opción Intercambiar si deseas cambiar los lugares de dos participantes que fueron agregados a diferentes salas. También puedes eliminar todas las salas de reunión que creaste y hacer otras nuevas presionando el botón Recrear o eliminar una sala que hayas seleccionado.
Parte 4: ¿Cómo grabar las conferencias de las salas de reuniones?
Los participantes que se integren en una sala de reuniones tendrán distintas opciones a su disposición, de modo que podrán silenciar o anular el silencio de otros participantes, iniciar o detener un video, ver la lista completa de participantes, compartir sus pantallas, chatear o grabar una sesión de reuniones.
Los participantes no podrán empezar a grabar una sala de reuniones hasta que el anfitrión les conceda permiso. Idealmente, los anfitriones deberían habilitar esta opción antes de abrir las salas, aunque pueden otorgar permiso para grabar entrando en una sala y habilitando la opción de Grabación Local.
Posteriormente, solo tienes que hacer clic en el botón Grabar y las actividades dentro de tu sala de reuniones se grabarán. Zoom te permite pausar o detener una grabación en cualquier momento y solo debes presionar el botón correspondiente en la barra de herramientas de la reunión para ejecutar esta acción.
Ten en cuenta que puedes perder el video que estás grabando si el proceso de grabación se detiene de cualquier otra manera que no sea presionando los botones de Detener o Pausar.
Hemos escrito un artículo sobre las juntas de Zoom, si tienes alguna duda al respecto, puedes consultarlo aquí: Guía de grabación de reuniones de Zoom.
Parte 5: Solución de problemas en las salas de reunión con zoom
Aunque la creación y la administración de las salas de reuniones no debería ser muy difícil, es posible que se presenten problemas. Veamos algunos de los problemas más habituales que los usuarios de Zoom encuentran en las salas de reuniones.
1. ¿Por qué no puedo unirme a una sala de reuniones de Zoom?
Solo los usuarios con acceso al programa de escritorio de Zoom, la aplicación móvil de Zoom y los dispositivos H.323/SIP pueden unirse a las salas de reuniones. No podrás unirte a una sala de reuniones si estás usando Zoom desde un navegador web.
2. ¿Puedo comunicarme con otros participantes en la sesión de reunión?
Los anfitriones pueden comunicarse con los integrantes únicamente desde una sala de reuniones, lo que implica que tienen que entrar en la sala a la que se ha asignado un participante determinado para poder comunicarse con él.
3. ¿Pueden los participantes cambiar de sala una vez iniciada la sesión?
No, no es una opción. Sin embargo, si expulsas a un participante de la reunión, podrás asignarle una nueva sala de reuniones después de que se reincorpore a la reunión.
4. ¿Qué ocurre si pierdo o cierro una invitación a una sesión de reunión?
Los participantes pueden unirse a una sesión de reunión antes de que ésta finalice. El icono de unirse a la sesión de reunión permanecerá activo mientras la reunión esté en curso.
Conclusión
Dividir una reunión en sesiones más reducidas con menos participantes puede potenciar la productividad de todo un equipo. Con las salas de reuniones de Zoom es posible lograr esto de manera simple, ya que permiten al anfitrión crear hasta cincuenta salas diferentes que pueden tener hasta 200 participantes. Configurar las salas de reuniones con Zoom es un proceso simple que no va a tomar más que unos minutos de tu tiempo. ¿Utilizas la función de salas de reuniones de Zoom? Deja un comentario abajo y comparte tus experiencias con nosotros.
