Zoom cuenta con fantásticas funciones para simplificarte la vida, tanto si lo utilizas para hacer reuniones en línea con tu equipo como para impartir sesiones de formación o para mantenerte en contacto con tus amigos y familiares. Ahora, tanto en tu teléfono como en tu ordenador, puedes reservar, unirte, gestionar y personalizar Zoom en Gmail sin esfuerzo, directamente desde Gmail y Google Calendar. Se ha lanzado un complemento para Gmail y Calendar como resultado de la colaboración entre Zoom y Google. Los usuarios de Google Calendar tienen la opción de utilizar Google Meet, la herramienta de reuniones online propia de esta empresa. Aunque mucha gente prefiere Zoom, que también es excelente. Para que Google Calendar y Zoom funcionen juntos de forma eficaz, todo lo que tienes que hacer es descargar e instalar una aplicación gratuita. A continuación, veremos cómo planificar reuniones utilizando Gmail y Calendar con el complemento Zoom.
Disponer de una opción integrada para programar reuniones de Zoom en Gmail es crucial para las personas que suelen realizar sus negocios a través de videoconferencias. Existen varios métodos para vincular Zoom con Google Calendar si utilizas ambas plataformas. Con un solo clic, gracias a esta conexión, puedes incluir una reunión de Zoom en una invitación del calendario. La opción por defecto para las reuniones es el servicio de videoconferencia de Google, Google Meet. Esto no te impide utilizar el Zoom. Para que sea igual de sencillo, todo lo que tienes que hacer es instalar una aplicación gratuita. Si instalas un complemento de Google Workspace Marketplace, podrás realizar rápidamente esta operación si utilizas Zoom como plataforma de videoconferencia y utilizas Google Calendar. Cuando los horarios de las reuniones de Zoom se muestran en la aplicación Google Calendar, resulta muy cómodo. Después, puedes recibir recordatorios e invitar a otros. En este artículo se explica cómo incorporar Zoom en Gmail. Así es como se integra Zoom con Google Calendar.
En este artículo
Parte 1. Instala el complemento de Zoom para la cuenta de Google
Mediante el complemento "Zoom para Gmail", que conecta tu cuenta de Gmail con Zoom, puedes activar las reuniones de Zoom en Gmail. La opción por defecto para las reuniones es el servicio de videoconferencia de Google, Google Meet. Para que sea igual de sencillo, todo lo que tienes que hacer es instalar una aplicación gratuita. Cuando incluyas una reunión de Zoom en la invitación de tu calendario, todos los participantes podrán unirse a la reunión con sólo hacer clic en los detalles de la reunión y luego en el enlace de la misma. Con este complemento, puedes utilizar las funciones de colaboración del cliente web de Gmail para iniciar y planificar sesiones de Zoom. Visita la tienda de Google Workspace para añadir Zoom a tu cuenta de G-suite. Aquí se explica cómo instalarlo en tu cuenta. Puedes conseguirlo siguiendo los pasos que se indican a continuación:
Pasos para instalar Zoom para Gmail
Los procedimientos para instalar el plugin de Zoom para G Suite son los siguientes:
Paso 1 Ve a Google Workplace Marketplace
Primero que todo, instala el complemento Zoom para Gmail a través de G Suite Marketplace. Haz clic en "Instalar", "Continuar" y luego en "Permitir" para empezar (al dar acceso a Zoom a tu cuenta de Google).
Paso 2 Pulse "Instalar"
No es necesario iniciar sesión en Zoom ni buscar en los correos electrónicos para obtener acceso. Ambas opciones pueden utilizarse de forma gratuita. Puedes reservar, unirte y gestionar rápidamente las reuniones de Zoom desde las versiones móviles o de escritorio de tu Gmail personal y Google Calendar utilizando el complemento Zoom para G-Suite. Una vez finalizada la instalación, aparecerá una ventana emergente en la pantalla con el mensaje "Zoom para Gmail se ha instalado".
Paso 3 Accede a tu propia cuenta de Google
Inicia tu navegador web y abre Gmail. Aparecerá un nuevo icono de Zoom con el texto "Se ha instalado Zoom para Gmail" en la barra lateral derecha. Accede a tu cuenta de Zoom cuando se haya abierto la nueva pestaña y, a continuación, selecciona "Autorizar" para dar acceso a Gmail.
Paso 4 Pulsa "Permitir"
Necesitarás el consentimiento previo del administrador de tu cuenta si tu cuenta de Gmail forma parte de una cuenta de G-suite. Puedes proporcionar acceso a Gmail seleccionando el botón "Solicitar aprobación previa" después de registrarte con tu cuenta de Zoom.
Parte 2. Cómo iniciar una reunión desde Zoom para Gmail
G Suite y Zoom pueden integrarse de ambas maneras. Por lo tanto, cada reunión que programes en Zoom tendrá un enlace de invitación que se publicará instantáneamente en tu Google Calendar. Instálalo después de cerrar la sesión de todas las demás cuentas de Google e iniciar sesión en la que deseas añadirlo. Otra característica del complemento de Zoom para Gmail es la posibilidad de reservar una conferencia de Zoom directamente desde Gmail. El asunto de la reunión se extraerá automáticamente de la línea de asunto del correo electrónico en el evento de Google Calendar. Sólo tienes que acceder a Gmail en tu navegador e iniciar un nuevo mensaje de correo electrónico para empezar a organizar reuniones de Zoom. A continuación, te explicamos cómo configurar una reunión de Zoom en tu Google Calendar e invitar a los participantes:
Pasos para utilizar Zoom para Gmail
Paso 1 Instala el plugin "Zoom for G-Suite", que es gratuito, desde la tienda oficial de G-Suite después de acceder a tu cuenta de Google.
Para obtener los derechos de instalación si utilizas una cuenta de empresa, ponte en contacto con tu administrador de TI. El complemento también exige muchos derechos, incluido el acceso completo a toda tu lista de contactos. Omite esta técnica y mira el método 2, que no necesita el complemento, si eso te incomoda.
Paso 2 Ahora abre Google Calendar y, en la parte derecha de la ventana, localiza el símbolo de Zoom. Para acceder a tu cuenta de Zoom utilizando el complemento, haz clic en ese ícono.
Paso 3 Activa la "Aprobación previa" y sigue las instrucciones que aparecen en pantalla para que la aplicación tenga acceso a la información de tu cuenta de Google.
Paso 4 A continuación, marca la casilla "Añadir conferencia" al crear un nuevo evento de Google Calendar. A continuación, selecciona "Zoom Meeting" de la lista de posibilidades haciendo clic en el menú desplegable. En la parte inferior, haz clic en "Conservar" para guardar tu selección.
Paso 5 El ID de la reunión, la contraseña y el código de acceso serán ahora rellenados automáticamente por el complemento en el evento del Calendario. Además, proporcionará un enlace con instrucciones para unirse, que será muy útil para quienes no estén familiarizados con Zoom. Ahora puedes invitar a personas a la reunión haciendo clic en el evento recién creado en Google Calendar y utilizando la sección "Añadir invitados". Por último, elige el símbolo del sobre para enviar a los invitados una invitación por correo electrónico.
Parte 3. Consejos para usar Zoom para Gmail
Dos de las herramientas de productividad más populares son Zoom y G Suite, que son utilizadas tanto por empresas como por particulares. Los usuarios pueden reservar reuniones de Zoom desde Google Calendar e invitar a amigos, familiares y compañeros de trabajo a participar gracias a la conectividad entre ambos.
Añade enlaces al calendario:
Sin el complemento, puedes incluir un enlace a una reunión de Zoom en un evento de Google Calendar. Dado que el complemento solicita un montón de permisos, incluido el acceso completo a tu lista de contactos, es realmente la alternativa más privada. Ten en cuenta también que si utilizas el modo manual no se sincronizarán tus reuniones entre Zoom y Calendario para ti. Si te parece bien, las siguientes instrucciones te mostrarán cómo añadir un enlace de invitación de Zoom a Google Calendar sin el complemento:
- Crea una nueva reunión utilizando el cliente de Zoom en tu PC (o teléfono Android o iOS). A continuación, en la página de Reuniones, selecciona la opción "Copiar invitación".
- Abre un navegador web y accede a Google. Después, entra en Google Calendar y pega manualmente los detalles de la reunión en la zona de "Notas" de la parte inferior antes de añadir el enlace de invitación de Zoom. Por último, elige "Guardar". Como se ha mencionado anteriormente, ahora puedes utilizar el enlace de correo electrónico para añadir invitados y enviar invitaciones.
- Tras aceptar la invitación, los participantes verán el enlace de la reunión en su Google Calendar y podrán unirse haciendo clic en el enlace o en la opción "Unirse a la reunión de Zoom".
Hacer una grabación de la llamada
La grabación de videoconferencias de Zoom es una opción bastante útil para que puedas compartirla con las personas que puedan habérsela perdido o para evaluar la conversación en un futuro. Debes elegir la opción local o en la nube mientras grabas. Local se refiere al almacenamiento del archivo de vídeo en tus propios dispositivos, como el ordenador o un dispositivo de almacenamiento externo.
Utiliza el grabador de pantalla Filmora para una experiencia mucho más sencilla. Con la ayuda del grabador de pantalla Filmora, los usuarios pueden grabar simultáneamente su pantalla y la cámara, así como el audio de su sistema y el micrófono. Es posible conservar cualquier material en Filmora. La grabación de pantalla es el mejor método para guardar cualquier movimiento de tu monitor. El alcance puede ser capturado junto con las grabaciones en tiempo real basadas en la web, los chats de vídeo, y mucho más utilizando herramientas de grabación de pantalla y edición de vídeo. Puedes capturar cualquier cosa en tu pantalla y guardarla.
Crear plantilla de reunión:
Con una URL y una configuración conservada, crea reuniones recurrentes. Puedes establecer una reunión recurrente con Zoom para reuniones semanales, revisiones mensuales y otras llamadas programadas regularmente. El uso de esta opción tiene dos ventajas. En primer lugar, puedes establecer todas las preferencias de llamada que desees una vez y hacer que permanezcan vigentes cada vez que te reúnas. En segundo lugar, como las llamadas repetidas utilizan la misma URL de unión cada vez, no es necesario proporcionar a los asistentes una nueva.
Conclusión
En pocas palabras, para que todo el mundo pueda llegar a tiempo, podrás elegir fácilmente "Reunión de Zoom" dentro de tu evento de Google Calendar y crear un enlace para unirse a él. Cuando incluyas una reunión de Zoom en la invitación de tu calendario, todos los participantes podrán unirse a la reunión con sólo hacer clic en los detalles de esta y luego hacer clic en el enlace de la misma. No es necesario iniciar sesión en Zoom ni buscar en los correos electrónicos para obtener acceso. Además de proporcionar capacidades que te permiten gestionar completamente el proceso de grabación de la pantalla, Filmora es también un software de edición de vídeo que te permite editar tus grabaciones de la forma que creas conveniente. Por eso recomendamos utilizar Filmora para usar Zoom en Gmail, ya que no sólo grabará sino que también te permitirá editar el contenido grabado según tus necesidades.
